日程調整ツール比較10選！役割ごとのおすすめから選び方まで解説

「日程調整ツールの機能が多すぎて選び方がわからない」「どのツールが自分のビジネスに最適？」と悩んでいませんか？

日程調整ツールとは、企業内の会議や商談設定を自動化するソフトウェアです。特化型・効率化型・商談支援型と種類が分かれており、目的に応じて使い分けることが大切です。

本記事では、ビジネス向けの日程調整ツールの機能や種類、選び方について解説します。おすすめの日程調整ツールもまとめているため、ぜひ参考にしてみてください。

ビジネス向けの日程調整ツールとは？

ビジネス向けの日程調整ツールとは、日程の変更はもちろんのこと、企業内の会議や商談設定を自動化するソフトウェアです。スケジュールの最適化や他ツールとの連携により、業務を効率化します。

手動作業を排除することで、時間とコストの大幅な削減ができ、リモートワーク環境での活用にも最適です。メンバーの所在を問わず、最適なタイミングで日程を決められます。

結果、コミュニケーションによるタイムロスが低減され、業務が円滑に進行します。

日程調整ツールの機能

日程調整ツールにはさまざまな機能が備わっています。主要な機能をまとめると以下の通りです。

商談日程の自動調整

商談日程の自動調整機能は、関係者全員のカレンダーを自動でスキャンし、重複のない最適な日時を提案する機能です。調整にかかる手間を省くことで、業務の効率化が図れます。

たとえば、商談日程の設定に招待リンクを送るだけで空き状況を自動確認し、候補日時が提示されます。面倒な調整作業が不要になるため、手間とストレスがかかりません。

急なキャンセルやスケジュール変更があっても、すぐに再調整できる点も特徴の1つです。柔軟な日程管理が可能になり、業務効率化につながります。

投票カレンダーで複数人の日程調整

日程調整ツールに備わった投票機能は、大人数での日程調整をスムーズにするための機能です。ミーティングや社内イベントなど、多数の参加者がいる場面で有効活用できます。

具体的には、候補日時が提示され、各自の空き状況に基づいて都合の良い日程を選択します。結果を集計し、最も多くの賛同を得た日時が採用される仕組みです。

投票機能によって調整作業が必要なくなるだけでなく、リアルタイムで投票状況が共有されるため、スケジュール管理が効率よく進められます。

各種外部ツールとの連携

日程調整ツールを他のビジネスツールと連携させることで、業務の効率化が期待できます。たとえば、SlackやChat Workなどのチャットツールとの連携により、コミュニケーションが円滑になります。会議の設定や再通知がツール内で完結するため、手間がかかりません。

また、CRMシステムと連携すれば、顧客対応に役立ちます。顧客との商談日程も含めた一元的な管理が可能になり、スケジューリングのミスを防ぐことが可能です。

日程調整ツールの種類と役割

日程調整ツールの種類は以下の3つとなっており、役割がそれぞれ異なります。

日程調整特化型タイプ

日程調整特化型タイプは、日程調整の自動化・効率化にこだわったツールです。GoogleカレンダーやOutlookなどのスケジュール管理ツールと連携し、関係者の空き状況を自動で特定します。

空き状況に合わせて複数の候補日時を提示し、最適な日程を見つけ出す際に最適です。リモートワークでのスケジューリングにも対応しており、場所を問わず最適な日時が設定できるのが強みです。

日程調整後の効率化タイプ

日程調整が完了した後の業務をサポートするのが、効率化タイプのツールです。会議内容を自動で議事録としてまとめてくれたり、次の行動をタスク化して管理するといった機能が備わっています。

作業の漏れを防ぐとともに、会議の成果を無駄なく活用できる点が特徴的です。プロジェクト管理ツールとも連携が可能で、日程調整の結果をそのままタスクに落とし込めます。

日程調整後の商談支援タイプ

商談支援タイプは日程調整はもちろんのこと、調整後の商談を円滑に進めるためのサポート機能を提供します。サポート機能によって商談の成功率を高め、営業活動の効率を向上させることが可能です。

たとえば、商談の進行状況をリアルタイムで追跡し、次のステップを自動で提案する機能があります。商談に必要な資料を事前に共有し、参加者全員が準備を整えるためのリマインダーを送信できる点も便利です。

商談後にはフォローアップのタスクを自動的に設定し、顧客との関係を継続的に強化します。結果、商談の後の対応が迅速かつ効果的に行われ、顧客満足度が向上します。

日程調整ツールの選び方

最適な日程調整ツールを選ぶ際には、以下のポイントを押さえましょう。

日程調整ツール導入の目的を明確にする

日程調整ツールを選ぶ際は、まず導入目的を明確にしましょう。たとえば、会議や商談のスケジューリングを効率化したい場合は、自動調整機能に優れたツールが適切です。

一方、大人数での日程調整が課題であれば、投票機能の充実したツールが最適です。目的をあらかじめ明確にしておくことで、自社のニーズに合ったツールを絞り込めます。

そのため、現場の実態を把握し、具体的な導入シーンを想定しましょう。

日程調整機能の柔軟さを確認する

日程調整機能の柔軟さも確認しましょう。臨機応変に対応できるツールであるほど、ビジネスが効率化されます。

たとえば、複数の候補日を提示して最適な日時を選べる機能や、参加者全員のスケジュールをリアルタイムで確認できる機能は必須です。突然のスケジュール変更にも、迅速に対応できるツールが好ましいです。

ツールの柔軟性を確認する際には、ユーザーが直感的で使いやすいかどうかも重要な要素となります。複雑な操作が必要なツールは、実際の業務において負担となるため、シンプルでわかりやすいツールが理想的です。

自動化できる範囲を把握する

日程調整ツールを選ぶ際には、自動化できる範囲を把握することが大切です。自動化は業務効率化につながりますが、自動化の範囲がどこまで及ぶのかで導入メリットが変わります。

たとえば、商談日程の調整から再調整、会議録作成の自動生成まで、一気通貫でカバーできれば理想的です。スケジュール管理全体を自動化できれば、業務負荷が軽減されます。

そのため、自動化の範囲をあらかじめ確認し、投資対効果を冷静に見極めましょう。ツールによって機能が異なるため、自社のニーズを満たす製品を選ぶ必要があります。

【役割別】日程調整ツール10選

ビジネスのニーズに応じた日程調整ツールを選ぶことは、業務効率化に直結します。ここでは、各ツールの特徴を役割別に詳しく説明します。

具体的な利用シーンや各ツールの強みを理解し、最適な選択を行うための参考にしてください。

日程調整に特化した3ツール

日程調整に特化したツールは以下の通りです。

株式会社E4（eeasy）

株式会社E4が提供するeeasyは、簡単な操作性と高い効率性を兼ね備えた日程調整ツールです。ユーザーはリンクを共有するだけで、他の参加者が自身の空き時間を登録し、最適な日時を自動で選択します。

GoogleカレンダーやOutlookとの連携もスムーズで、従来のワークフローへ容易に統合が可能です。ミーティングの設定や調整が迅速に行えるため、コミュニケーションも円滑になります。

通知機能を活用すれば参加者全員が忘れずに予定を確認できるため、ミスやキャンセルのリスクも減少します。

株式会社E4（eeasy）の詳細はこちら

株式会社Spir（Spir）

Spirは使いやすさに重点を置いた日程調整ツールです。シンプルな操作性によって、初心者でも直感的に操作可能です。

たとえば、日時の候補を入力し、リンクを共有するだけで他の参加者と日程調整が完了します。参加者の都合もリアルタイムで確認できるため、スケジュール調整が迅速に行える点が魅力の1つです。

他にも各種通知機能により、全員がスケジュールを把握しやすくなり、急な変更にも柔軟に対応できます。

株式会社Spir（Spir）の詳細はこちら

TOWN株式会社（クロジカスケジュール管理）

TOWN株式会社が提供するクロジカスケジュール管理は、ビジネス向けに最適化された日程調整ツールです。主な特徴は、複数人のスケジュールを一元管理できる点です。

たとえば、プロジェクトチーム全員の空き時間を自動で抽出し、最適な会議時間を提案します。投票機能を使うことで、複数の候補日から最適な日時を簡単に決定することが可能です。

参加者間でのコミュニケーションを円滑にするチャット機能も備えており、スムーズな情報共有もできます。

TOWN株式会社（クロジカスケジュール管理）の詳細はこちら

日程調整後の効率化に強みのある3ツール

日程調整後の効率化に強みのあるツールは以下の通りです。

ミクステンド株式会社（TimeRex）

TimeRexは日程調整だけでなく、タスク管理にも強みをもつツールです。

商談や会議の日程を調整するだけでなく、リマインダーやフォローアップのタスクも自動で設定します。スケジュール調整後のフォローが確実に行われ、商談の成功率が向上します。

CRMシステムとの連携によって顧客情報を一元管理できるため、営業活動の効率化が可能です。会議の議事録やアクションアイテムの管理機能も充実しており、ミーティング後の業務もスムーズに進行します。

ミクステンド株式会社（TimeRex）の詳細はこちら

株式会社RECEPTIONIST（調整アポ）

調整アポは、日程調整後の業務効率化を支援するツールです。ビジネスミーティングの設定やリマインダー機能が充実しており、スケジュール通りに進行します。

SlackやMicrosoft Teamsなどの外部ツールと連携すれば、コミュニケーションの効率化も図れます。調整アポを利用すれば日程調整の手間を減らし、他の業務に集中できる点も魅力の1つです。

また、ミーティング後のフォローアップもシステム上で一元管理できるため、業務の見落としがなくなります。

株式会社RECEPTIONIST（調整アポ）の詳細はこちら

株式会社ダイレクトソーシング（Direct Scheduling）

Direct Schedulingは、採用活動に特化した日程調整ツールです。求職者との面接日程を自動で調整し、メールでのやり取りを削減します。

採用担当者が複数いる場合でも、全員のスケジュールを考慮して最適な日時を提案してくれる優れものです。ツールを使えば採用活動の効率が向上し、迅速な人材確保が可能になります。

株式会社ダイレクトソーシング（Direct Scheduling）の詳細はこちら

商談支援に強みのある4ツール

商談支援に強みのあるツールをまとめると以下の通りです。

HubSpot Japan株式会社（HubSpot）

HubSpotの商談支援ツールは、営業活動を効率化するための強力な機能を提供します。日程調整機能に加えて、商談の進行状況を共有することが可能です。

CRMシステムとの連携によって顧客情報の一元管理も可能なため、営業チーム全体での情報共有が容易です。商談の履歴や顧客の反応をリアルタイムで確認できるため、適切なタイミングでフォローアップが可能となり、商談の成功率が向上します。

HubSpot Japan株式会社（HubSpot）の詳細はこちら

ジクー株式会社（Jicoo）

Jicooは、AIを活用した日程調整ツールで、商談支援に特化しています。AIが参加者のスケジュールを自動で調整し、最適な日時を提案してくれるため作業がスムーズです。

また、オンライン会議ツールとの連携により、商談の設定が迅速に行えます。商談の進行状況をリアルタイムで共有し、必要なフォローアップを自動で設定することも可能です。

ジクー株式会社（Jicoo）の詳細はこちら

waaq株式会社（waaq Link）

waaq Linkは商談支援に特化した日程調整ツールで、複数の外部ツールとの連携が可能です。たとえば、ZoomやMicrosoft Teamsとの連携により、オンライン商談の設定が簡単に行えます。

商談の進行状況を共有し、必要なフォローアップを自動で設定する機能がある点も特徴の1つです。さらに、顧客情報を一元管理できるため、商談前後のコミュニケーションが円滑に行えます。

waaq株式会社（waaq Link）の詳細はこちら

株式会社TIME MACHINE（スケコン）

スケコンは、複数人の日程調整に特化したツールで、商談支援に強みを持っています。N対Nのスケジュール調整が可能で、複数の参加者の空き時間を自動で抽出してくれるツールです。

ZoomやGoogle Meetなどのオンライン会議ツールとの連携が可能で、商談の設定が迅速に行えます。他にも、オンライン名刺交換機能を備えており、商談後のフォローアップもスムーズです。

株式会社TIME MACHINE（スケコン）の詳細はこちら

日程調整ツール比較のまとめ

企業やチームが日程調整ツールを導入する主な目的は、スケジュール管理の効率化やコミュニケーションの円滑化です。各ツールにはそれぞれ強みがあり、選ぶ際には自社のニーズに最も合ったものを選択することが重要です。

ビジネスのニーズに応じた日程調整ツールを選べば、業務効率化につながります。ぜひ本記事を参考にして、最適な日程調整ツールの導入を進めてみてください。