【2024年】おすすめメールフォーム5選を無料ツールも含めて徹底比較！

「どのメールフォームツールが最適？」「メールフォームの重要な機能や特徴は？」などと悩んでいませんか？

メールフォームは、どういった目的で使うのか、機能が豊富かどうかで選ぶことが大切です。最適なメールフォームツールを選ぶことで、効率的な問い合わせ管理やユーザー体験の向上が実現できます。

本記事では、メールフォームの基本や利用できる機能、導入のメリットについて解説します。ツールの選び方やおすすめも紹介しているため、ぜひ参考にしてみてください。

メールフォームの基本

メールフォームとは、Webサイトに埋め込まれたフォームに直接メッセージを入力して送信できるソフトウェアです。

メールフォームを使えばメーラーを起動する必要がなくなり、スマートフォンからでも簡単に操作できます。

メールフォームの利用方法

メールフォームを利用するには、ウェブサイトにメールフォームを設置しなくてはいけません。HTMLやCSSを使ってフォームを作成し、ウェブページに埋め込みます。

名前やメールアドレスなどの必要項目に加えて、目的に応じて入力項目を設定します。入力データを受信するメールアドレスを設定しつつ、必要に応じて自動返信機能を加えると返答が自動化されるため効率的です。

メールフォームを適切に設定すれば、ウェブサイト上で簡単にユーザーからの入力を受け付けられます。

メールフォームの重要性と役割

メールフォームは、ウェブサイト訪問者との直接的なコミュニケーション手段として重要です。顧客や見込み客からの問い合わせを効率的に収集し、迅速に対応するための手段です。

また、メールフォームは個人情報の保護にも役立ちます。メールアドレスを公開する必要がないため、スパムメールのリスクを減らすことが可能です。

問い合わせ内容を整理し、特定の担当者に自動的に振り分ければ、業務効率を大幅に向上させる役割も果たします。

メールフォームで利用できる5つの機能

メールフォームでは主に以下の5つの機能を利用できます。詳しく解説します。

1. 自動返信

自動返信機能は、メールフォームから問い合わせが送信された際に、自動で返信メールを送る機能です。たとえば、顧客が問い合わせを送信すると、即座に「受け付けました」というメールが届きます。

顧客は自分の問い合わせが確実に届いたことを確認でき、安心感を持てます。自動返信メールには、問い合わせに対する簡単な回答や、今後の対応に関する情報を記載することが可能です。

顧客の疑問や不安を事前に解消でき、顧客満足度を高められます。

2. リアルタイム通知

リアルタイム通知機能は、問い合わせが送信された瞬間に担当者に通知を送る機能です。担当者は即座に問い合わせに対応できるようになるため、迅速な対応が求められるビジネスシーンにおいて非常に有効です。

通知方法としては、メール通知やプッシュ通知などがあり、担当者が常に最新の情報を受け取れるようになります。対応スピードが向上し、顧客満足度を高めることが可能です。

3. カスタマイズ機能

カスタマイズ機能は、メールフォームを自社のブランドや目的に合わせて自由に設計できる機能です。たとえば、フォームのデザインを自社のブランドカラーに合わせたり、必要な項目を自由に追加・削除できます。

カスタマイズ機能を活用すれば、特定の情報を収集するためのカスタムフィールドを追加することも可能です。より詳細で有用なデータを取得できるようになるため、マーケティングやサービス改善に役立てられます。

4. レポート出力機能

レポート出力機能は、収集した問い合わせデータを分析し、レポートとして出力する機能です。機能を活用すれば、どのような問い合わせが多いのか、どの時期に問い合わせが集中しているのかなどを把握できます。

レポートをもとに対応の改善点を見つけ出し、サービスの質を向上させることも可能です。さらに、データを視覚化すればチーム全体で共有しやすくなり、より効果的な対策をうてます。

5. 外部連携機能

外部連携機能は、メールフォームを他のツールやシステムと連携させる機能です。外部連携機能を活用することで、ExcelやAPIと連携し、業務効率を大幅に向上させられます。

Excel連携を行えば、問い合わせデータを自動的にスプレッドシートに転送し、データの整理や分析を簡単に行えます。API連携を利用すれば、メールフォームのデータを他のシステムと自動で連携させることも可能です。

連携により、CRMシステムやマーケティングツールへのデータ転送がスムーズに行われ、手動入力の手間を削減できます。

メールフォーム作成ツールを導入するメリット

メールフォーム作成ツールの導入には、以下のメリットがあります。詳しく解説します。

エンジニア工数を必要としない

メールフォーム作成ツールはhtmlで一から作る必要がないため、非技術者でも簡単にフォームを作成可能です。技術的なサポートが不要になり、業務効率が向上します。

たとえば、ドラッグアンドドロップで要素を配置すれば、プログラミング知識がなくても直感的にフォームを作成可能です。エンジニアが他の重要な業務に集中できるようにもなるため、全体的なプロジェクトの進行も効率化します。

問い合わせ対応が効率化できる

メールフォームを使用すれば、問い合わせ対応の効率が大幅に向上します。フォームからの問い合わせは自動的に整理され、適切な担当者に振り分けられるため効率的です。

たとえば、特定の問い合わせ内容に応じて自動的にカテゴリ分けを行い、各部門に通知するシステムを構築することも可能です。対応の遅延を防ぎ、顧客満足度を高められます。

問い合わせ履歴がデータベースに保存されるため、過去のやり取りを参照することも容易です。

入力ミスの防止ができる

メールフォームは、入力ミスを防止するための機能が充実しています。たとえば、入力ミスがあった場合はアラートが出るツールもあるのでミス防止にも最適です。

リアルタイムでの入力チェックや自動補完機能を利用すれば、ユーザーの負担を軽減し、正確な情報を収集することも可能です。手作業による修正の手間が省け、全体の業務効率が向上します。

メールフォーム作成ツールの選び方

メールフォーム作成ツールを選ぶ際には、以下のポイントを押さえましょう。詳しく解説します。

目的に合うツールを選ぶ

メールフォーム作成ツールを選ぶ際には、まず目的に合ったツールを選定することが重要です。たとえば、顧客からの問い合わせを効率的に管理したい場合には、CRM機能と連携できるツールを選ぶと良いです。

アンケート収集やフィードバックを集める場合には、シンプルなアンケート機能が備わったツールが適しています。用途に合わせて最適なツールを選ぶことで、業務効率を最大化できます。

機能が豊富なツールを選ぶ

メールフォーム作成ツールを選ぶ際には、豊富な機能を持つツールを選ぶことも重要です。機能が豊富であるほど、様々なニーズに対応でき、柔軟に業務を進められます。

機能例をまとめると、以下の通りです。

企業規模や用途に応じて必要となる機能が異なるため、自社のニーズに最適な機能を持つツールを選びましょう。将来的にも活用することを考慮して、拡張性の高いツールを選ぶことも推奨されます。

カスタマイズ性が高いツールを選ぶ

カスタマイズ性の高いツールを選べば、ブランドイメージに合ったメールフォームを作成できます。たとえば、フォームのデザインやレイアウトを自由に変更できるツールならば、ユーザー体験を向上させることが可能です。

特定のビジネスニーズに応じて、独自のフィールドを追加することができるツールを選ぶことも重要です。より詳細なデータを収集し、マーケティング戦略や顧客対応への活用が可能になります。

おすすめメールフォーム作成ツール5選（無料版含む）

ここでは、おすすめのメールフォーム作成ツールを紹介します。以下にツール名ごとの特徴と料金をまとめました。

それぞれ詳しく解説します。

Googleフォーム

Googleフォームは無料で利用でき、簡単にアンケートや問い合わせフォームを作成できるツールです。直感的なインターフェースと強力なGoogleサービスとの連携が特徴的です。

収集したデータはGoogleスプレッドシートに自動で保存され、リアルタイムで分析できます。複数のテンプレートが用意されており、カスタマイズも容易です。

個人利用からビジネス用途まで幅広く対応しており、初心者にもおすすめです。

Tayori

Tayoriは、カスタマーサポートツールとして特化したメールフォーム作成ツールです。特徴はユーザーインターフェースの使いやすさと、多機能なサポート機能にあります。

たとえば、問い合わせ内容の自動分類やカスタムテンプレートの作成が可能です。SlackやChatworkなどの外部ツールとも連携でき、問い合わせ対応を効率化します。

無料プランも用意されており、小規模なビジネスから大規模な企業まで幅広く対応します。

formrun

formrunは、ビジネス向けの高機能なフォーム作成ツールです。特徴はカスタマイズ性の高さと、業務効率化をサポートする豊富な機能にあります。

たとえば、条件分岐やファイル添付機能を備えており、複雑なフォームを簡単に作成可能です。フォームの作成だけでなく、データの収集や分析まで一貫して行えるため、マーケティング活動や顧客管理に役立ちます。

フォームメーラー

フォームメーラーは、多様なフォームを簡単に作成できるツールです。特徴はシンプルな操作性と豊富なテンプレートにあります。

たとえば、ドラッグアンドドロップで項目を追加でき、初心者でも短時間でフォームを作成可能です。メール通知機能やCSVエクスポート機能を備えており、データ管理も容易です。

無料プランもあり、小規模なプロジェクトから大規模なキャンペーンまで幅広く利用できます。

オレンジフォーム

オレンジフォームは、高度なカスタマイズが可能なフォーム作成ツールです。特徴は、デザインの自由度と多機能性にあります。

たとえば、HTMLやCSSを使用してフォームを自由にデザインでき、特定のビジネスニーズに合わせたカスタマイズが可能です。条件分岐や自動返信機能など、高度な機能も備えています。

メールフォーム比較のまとめ

メールフォーム作成ツールは、独自の特徴や機能をツールごとに持っています。各ツールの特長や機能を理解し、ビジネスニーズに最適なものを選ぶことで、業務の効率化と顧客満足度の向上を図れます。

ツールを比較し、目的に合ったものを選ぶことで、業務効率を向上させ、顧客満足度を高めることが可能です。ぜひ本記事を参考にして、最適なメールフォームを見つけて日々の活動にご活用ください。